Po zakończeniu aktualizacji technicznej zawsze zaleca się przeprowadzenie próbnego uruchomienia. Uaktualniając kopię działającej witryny, można zidentyfikować wszelkie potencjalne problemy i rozwiązać je przed uruchomieniem. Ponadto należy upewnić się, że dostępne są odpowiednie zasoby pomocy technicznej na wypadek nagłego zapotrzebowania na ich czas po wydaniu aktualizacji.
Etap 2: Testowanie
Na tym etapie doświadczony zespół testerów ocenia, czy system oprogramowania spełnia wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne, znane jako testy akceptacyjne użytkownika (UAT). Inżynierowie ds. zapewnienia jakości konfigurują środowisko, które replikuje scenariusze zastosowań biznesowych; następnie uruchamiane są testy jednostkowe, zanim bardziej złożone kombinacje jednostek zostaną przetestowane w samym systemie. Na koniec wydawane są raporty z wyszczególnieniem wyników testów, które są udostępniane deweloperom i interesariuszom.
Na początku tego etapu inżynierowie QA tworzą przypadki testowe - szczegółowe opisy sposobu oceny określonych funkcji, takich jak warunki wstępne, dane wejściowe i działania, które należy podjąć, oczekiwane wyniki, a także oczekiwane warunki wstępne i działania podjęte w odniesieniu do tej funkcji. Jednym z głównych wyników na tym etapie jest RTM, który łączy wymagania z powiązanymi przypadkami testowymi.
Etap 3: Wdrożenie
Po rozwiązaniu wszystkich problemów z kodem i bazą danych można w pełni wdrożyć nową wersję. Wymaga to całkowitego wysiłku ze strony użytkowników w celu przezwyciężenia ich naturalnego oporu przed zmianami i przyjęcia nowego oprogramowania i procesów. Rozsądne może być również tymczasowe uruchomienie istniejącego systemu ERP jako zabezpieczenia przed pominięciem krytycznych procesów podczas przenoszenia danych między środowiskami.
Podobnie jak w przypadku etapów instalacji i testowania, zarządzanie ryzykiem podczas procesu aktualizacji powinno odbywać się proaktywnie. Rozpoczyna się to od identyfikacji potencjalnych zagrożeń, a następnie ich oceny i planowania łagodzenia. Mogą one obejmować takie zagrożenia jak:
Etap 4: Uruchomienie
Faza uruchomienia lub wdrożenia każdego projektu technologicznego ma niewątpliwie ogromne znaczenie. Wyznacza ona czas, w którym nowe produkty lub usługi przechodzą od etapu rozwoju i testowania do faktycznego użytkowania i wdrażania w prawdziwym życiu - często po miesiącach lub nawet latach przygotowań, planowania, realizacji, monitorowania, kontroli i pętli informacji zwrotnych z wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami.
Zacznij myśleć z wyprzedzeniem, aby zapewnić płynne przejście od fazy uruchomienia do fazy konserwacji i wsparcia, w tym stworzenie planu przejścia lub przekazania i zamknięcie wszystkich elementów testów akceptacji użytkownika lub powiadomienie o dalszych działaniach. Utwórz również awaryjną listę kontaktów na wypadek pilnego rozwiązania problemu lub eskalacji sytuacji podczas okresu uruchomienia.
W ramach tego kroku ważne jest również, aby ocenić, jaki wpływ będzie miała aktualizacja na użytkowników - może to obejmować wyłączenie systemu lub zmianę przepływu pracy w określonych działach - i upewnić się, że wszystkie zainteresowane strony rozumieją jej konsekwencje. Informacje te należy następnie przekazać dalej.
Po rozpoczęciu przejścia na nowy system zarządzania zasobami cyfrowymi konieczne jest monitorowanie i wspieranie bieżących problemów w miarę ich pojawiania się. Jedną ze skutecznych metod jest planowanie regularnych spotkań podsumowujących w okresie uruchomienia, aby rozwiązywać pojawiające się problemy i dzielić się wyciągniętymi wnioskami w celu poprawy podczas przyszłych aktualizacji. Podczas tych spotkań zaleca się również zaangażowanie członków zespołu projektowego w celu podzielenia się wyciągniętymi wnioskami i zidentyfikowania obszarów do rozwoju na następny raz.
Na tym etapie po uruchomieniu mogą być również potrzebne dodatkowe zasoby wsparcia - w zależności od zakresu aktualizacji - w celu rozwiązania wszelkich nieoczekiwanych problemów, które mogą się pojawić. Mogą one obejmować wsparcie techniczne w kwestiach o wysokim priorytecie; ekspertów merytorycznych, którzy pomogą w podejmowaniu decyzji dotyczących procesów; oraz super użytkowników / mistrzów dla nowych lub niedoświadczonych użytkowników.
