Após a conclusão da atualização técnica, é sempre aconselhável efetuar um ensaio. Ao atualizar uma cópia do seu sítio em funcionamento, pode identificar quaisquer problemas potenciais e resolvê-los antes de entrar em funcionamento. Além disso, certifique-se de que existem recursos de apoio adequados caso surja um pedido súbito de tempo após o lançamento da atualização.
Fase 2: Testes
Nesta fase, uma equipa de testes experiente avalia se um sistema de software satisfaz os requisitos funcionais e não funcionais, o que é conhecido como teste de aceitação do utilizador (UAT). Os engenheiros de garantia de qualidade criam um ambiente que replica os cenários de utilização da empresa; os testes unitários são então executados antes de combinações mais complexas de unidades serem testadas no próprio sistema. Por fim, são emitidos relatórios de teste que detalham os resultados dos testes e são partilhados com os programadores e as partes interessadas.
No início desta fase, os engenheiros de garantia da qualidade criam casos de teste - relatos detalhados de como avaliar caraterísticas específicas, tais como condições prévias, dados de entrada e acções a realizar, resultados esperados, bem como condições prévias esperadas e acções realizadas contra essa caraterística. Um dos principais resultados desta fase é um RTM que liga os requisitos aos casos de teste associados.
Fase 3: Implantação
Uma vez resolvidas todas as questões relacionadas com o código e a base de dados, uma nova versão pode ser totalmente implementada. Isto requer um esforço total por parte dos utilizadores, de modo a ultrapassar a sua resistência natural à mudança e adotar o novo software e processos. Pode também ser prudente continuar a utilizar o seu ERP atual temporariamente, como uma rede de segurança para evitar a perda de processos críticos durante a transição de dados entre ambientes.
Tal como nas fases de instalação e teste, a gestão de riscos durante um processo de atualização deve ser gerida de forma proactiva. Isto começa com a identificação de potenciais ameaças, seguida da sua avaliação e planeamento da atenuação. Estes podem incluir riscos como:
Fase 4: Go-Live
A fase de go-live, ou de implementação, de qualquer projeto tecnológico é, sem dúvida, da maior importância. Ela marca o momento em que os novos produtos ou serviços passam do desenvolvimento e do ensaio para a utilização efectiva e a implantação na vida real - muitas vezes após meses ou mesmo anos de preparação, planeamento, execução, monitorização, controlo e ciclos de feedback com intervenientes internos e externos.
Comece a pensar no futuro para garantir uma transição suave das fases de entrada em funcionamento para as fases de manutenção e suporte, incluindo a criação de um plano de transição ou de transferência e o encerramento de todos os itens do teste de aceitação do utilizador ou a notificação para acções futuras. Estabeleça também uma lista de contactos de emergência para o caso de surgirem situações urgentes de resolução de problemas ou de escalada durante o período de entrada em funcionamento.
Como parte desta etapa, é também essencial avaliar o impacto que uma atualização terá nos utilizadores - que pode ir desde o encerramento do sistema até à alteração do fluxo de trabalho em departamentos específicos - e garantir que todas as partes afectadas compreendem as suas implicações. Esta informação deve então ser comunicada.
Uma vez iniciada a transição para um novo sistema de Gestão de Activos Digitais, é essencial que os problemas em curso sejam monitorizados e apoiados à medida que surgem. Um método eficaz consiste em agendar reuniões de encerramento regulares durante o período de entrada em funcionamento para resolver os problemas à medida que surgem e partilhar as lições aprendidas para melhorar as futuras actualizações. Também é aconselhável envolver os membros da sua equipa de projeto durante estas reuniões, de modo a partilhar as lições aprendidas e identificar áreas de desenvolvimento para a próxima vez.
Nesta fase pós-go-live, pode também necessitar de recursos de apoio adicionais - dependendo do âmbito da sua atualização - para resolver quaisquer problemas inesperados que possam surgir. Estes recursos podem incluir apoio técnico para questões de alta prioridade, especialistas na matéria para ajudar nas decisões de processo e superutilizadores/campeões para utilizadores novos ou inexperientes.
