Nadat je technische upgrade is voltooid, is het altijd aan te raden om een 'dry run' uit te voeren. Door een kopie van je live site te upgraden kun je mogelijke problemen identificeren en oplossen voordat je live gaat. Zorg er daarnaast voor dat er voldoende supportresources aanwezig zijn voor het geval er na de release van je upgrade plotseling een beroep wordt gedaan op hun tijd.
Fase 2: Testen
In dit stadium evalueert een ervaren testteam of een softwaresysteem voldoet aan de functionele en niet-functionele vereisten, ook wel bekend als user acceptance testing (UAT). Quality Assurance Engineers zetten een omgeving op die zakelijke gebruiksscenario's nabootst; vervolgens worden unit tests uitgevoerd voordat complexere combinaties van units in het systeem zelf worden getest. Tot slot worden testrapporten met testresultaten uitgegeven en gedeeld met ontwikkelaars en belanghebbenden.
Aan het begin van deze fase creëren QA engineers testgevallen - gedetailleerde beschrijvingen van hoe specifieke functies moeten worden beoordeeld, zoals randvoorwaarden, invoergegevens en acties die moeten worden ondernomen, verwachte uitkomsten en verwachte randvoorwaarden en acties die tegen die functie worden ondernomen. Een van de belangrijkste resultaten op dit punt is een RTM die requirements verbindt met bijbehorende testgevallen.
Fase 3: Uitrol
Zodra alle code- en databaseproblemen zijn opgelost, kan een nieuwe versie volledig worden geïmplementeerd. Dit vereist een uiterste inspanning van de gebruikers om hun natuurlijke weerstand tegen verandering te overwinnen en de nieuwe software en processen te adopteren. Het kan ook verstandig zijn om je bestaande ERP tijdelijk ernaast te laten draaien als vangnet tegen het missen van kritische processen bij de overgang van gegevens tussen omgevingen.
Net als bij de installatie- en testfasen moet risicobeheer tijdens een upgradeproces proactief worden beheerd. Dit begint met het identificeren van potentiële bedreigingen, gevolgd door hun beoordeling en risicobeperkende planning. Dit kunnen risico's zijn zoals:
Fase 4: Go-Live
De go-live, of implementatiefase, van elk technologieproject is zonder twijfel van het grootste belang. Het markeert het moment waarop nieuwe producten of diensten overgaan van ontwikkeling en testen naar daadwerkelijk gebruik en inzet in het echte leven - vaak na maanden of zelfs jaren van voorbereiding, planning, uitvoering, bewaking, controle en feedbacklussen met interne en externe belanghebbenden.
Begin vooruit te denken om een soepele overgang van de go-live naar de onderhouds- en supportfase te garanderen, inclusief het maken van een overgangs- of overdrachtsplan en het afsluiten van alle items voor gebruikersacceptatietests of het informeren voor verdere actie. Stel ook een lijst met contactpersonen voor noodgevallen op voor het geval er tijdens de go-live-periode dringende problemen of geëscaleerde situaties ontstaan.
Als onderdeel van deze stap is het ook essentieel om te beoordelen welke impact een upgrade zal hebben op gebruikers - dit kan variëren van het afsluiten van het systeem tot een gewijzigde workflow in specifieke afdelingen - en ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen de implicaties begrijpen. Deze informatie moet vervolgens weer naar buiten worden gecommuniceerd.
Als de overgang naar een nieuw Digital Asset Management systeem eenmaal is begonnen, is het essentieel dat lopende problemen worden gemonitord en ondersteund als ze zich voordoen. Een effectieve methode is het plannen van regelmatige afrondende vergaderingen tijdens de go-live periode om problemen aan te pakken zodra deze zich voordoen en om geleerde lessen te delen voor verbetering tijdens toekomstige upgrades. Het is ook aan te raden om de leden van je projectteam bij deze vergaderingen te betrekken om geleerde lessen te delen en ontwikkelingsgebieden voor de volgende keer te identificeren.
In deze post-go-live fase kunnen ook extra ondersteuningsmiddelen nodig zijn - afhankelijk van de omvang van je upgrade - om eventuele onverwachte problemen aan te pakken. Dit kan technische ondersteuning zijn voor problemen met hoge prioriteit, materiedeskundigen om te helpen bij procesbeslissingen en supergebruikers/kampioenen voor nieuwe of onervaren gebruikers.
