Etter at den tekniske oppgraderingen er fullført, er det alltid lurt å gjennomføre en prøvekjøring. Ved å oppgradere en kopi av det aktive nettstedet kan du identifisere eventuelle problemer og løse dem før du går live. I tillegg bør du sørge for at det er tilstrekkelig med supportressurser på plass i tilfelle det plutselig skulle oppstå behov for deres tid etter at oppgraderingen er lansert.
Fase 2: Testing
På dette stadiet evaluerer et erfarent testteam om et programvaresystem tilfredsstiller funksjonelle og ikke-funksjonelle krav, såkalt brukerakseptansetesting (UAT). Kvalitetssikringsingeniørene setter opp et miljø som replikerer virksomhetens bruksscenarioer. Deretter kjøres enhetstester før mer komplekse kombinasjoner av enheter testes i selve systemet. Til slutt utarbeides det testrapporter med detaljerte testresultater som deles med utviklere og interessenter.
I begynnelsen av denne fasen utarbeider kvalitetssikringsingeniørene testtilfeller - detaljerte beskrivelser av hvordan spesifikke funksjoner skal vurderes, for eksempel forutsetninger, inngangsdata og handlinger som skal utføres, forventede resultater samt forventede forutsetninger og handlinger som skal utføres i forhold til den aktuelle funksjonen. Et av de viktigste resultatene på dette stadiet er en RTM som kobler sammen krav med tilhørende testtilfeller.
Trinn 3: Distribusjon
Når alle kode- og databaseproblemer er løst, kan en ny versjon implementeres fullt ut. Dette krever en helhjertet innsats fra brukerne for å overvinne deres naturlige motstand mot endringer og ta i bruk den nye programvaren og de nye prosessene. Det kan også være klokt å fortsette å kjøre det eksisterende ERP-systemet ved siden av det nye, som et sikkerhetsnett for å unngå å gå glipp av kritiske prosesser når data overføres mellom miljøene.
I likhet med installasjons- og testfasen bør risikostyringen under en oppgraderingsprosess håndteres proaktivt. Dette begynner med å identifisere potensielle trusler, etterfulgt av en vurdering og planlegging av risikoreduserende tiltak. Dette kan omfatte risikoer som f.eks:
Fase 4: Go-Live
Go-live-fasen, eller implementeringsfasen, i ethvert teknologiprosjekt er utvilsomt av største betydning. Den markerer tidspunktet da nye produkter eller tjenester går fra utvikling og testing til faktisk bruk og utrulling i det virkelige liv - ofte etter måneder eller til og med år med forberedelser, planlegging, gjennomføring, overvåking, kontroll og tilbakemeldingssløyfer med interne og eksterne interessenter.
Begynn å tenke fremover for å sikre en smidig overgang fra go-live- til vedlikeholds- og supportfasene, blant annet ved å lage en overgangs- eller overleveringsplan og lukke alle brukerakseptansetestingspunkter eller varsle om videre tiltak. Opprett også en liste over nødkontakter i tilfelle det oppstår akutte problemer eller eskalerte situasjoner i løpet av go-live-perioden.
Som en del av dette trinnet er det også viktig å vurdere hvilke konsekvenser en oppgradering vil ha for brukerne - det kan dreie seg om alt fra nedstengning av systemet til endret arbeidsflyt i bestemte avdelinger - og sørge for at alle berørte parter forstår hva det innebærer. Denne informasjonen må deretter kommuniseres ut igjen.
Når overgangen til et nytt Digital Asset Management-system har begynt, er det viktig at løpende problemer overvåkes og støttes etter hvert som de oppstår. En effektiv metode er å planlegge regelmessige oppsummeringsmøter i løpet av go-live-perioden for å ta opp problemer etter hvert som de oppstår og dele erfaringer som kan brukes til forbedringer ved fremtidige oppgraderinger. Det er også lurt å involvere prosjektteammedlemmene i disse møtene for å dele erfaringer og identifisere utviklingsområder til neste gang.
På dette stadiet etter at systemet er satt i drift, kan det også være behov for ekstra supportressurser - avhengig av omfanget av oppgraderingen - for å løse eventuelle uventede problemer som kan oppstå. Det kan dreie seg om teknisk støtte for høyprioriterte problemer, fageksperter som kan hjelpe til med prosessbeslutninger, og superbrukere/champions for nye eller uerfarne brukere.
