Po dokončení technickej aktualizácie sa vždy odporúča vykonať skúšobnú prevádzku. Aktualizáciou kópie živého webu môžete identifikovať prípadné problémy a vyriešiť ich ešte pred spustením prevádzky. Okrem toho sa uistite, že máte k dispozícii dostatočné zdroje podpory, ak by sa po vydaní aktualizácie vyskytol náhly dopyt po ich čase.
Fáza 2: Testovanie
V tejto fáze skúsený testovací tím vyhodnocuje, či softvérový systém spĺňa funkčné a nefunkčné požiadavky, čo sa nazýva užívateľské akceptačné testovanie (UAT). Inžinieri zabezpečenia kvality vytvoria prostredie, ktoré kopíruje scenáre používania v podniku; potom sa spustia jednotkové testy a až potom sa v samotnom systéme testujú zložitejšie kombinácie jednotiek. Nakoniec sa vydajú testovacie správy s podrobnými výsledkami testov, ktoré sa poskytnú vývojárom a zainteresovaným stranám.
Na začiatku tejto fázy inžinieri QA vytvárajú testovacie prípady - podrobné opisy spôsobu hodnotenia konkrétnych funkcií, ako sú predpoklady, vstupné údaje a činnosti, ktoré sa majú vykonať, očakávané výsledky, ako aj očakávané predpoklady a činnosti vykonané na základe danej funkcie. Jedným z hlavných výstupov v tejto fáze je RTM, ktorý spája požiadavky s príslušnými testovacími prípadmi.
Fáza 3: Nasadenie
Po vyriešení všetkých problémov s kódom a databázou je možné úplne implementovať novú verziu. To si vyžaduje maximálne úsilie používateľov, aby prekonali svoj prirodzený odpor voči zmenám a prijali nový softvér a procesy. Môže byť tiež rozumné dočasne ponechať v prevádzke existujúci ERP popri ňom ako poistku proti vynechaniu akýchkoľvek kritických procesov pri prechode údajov medzi prostrediami.
Rovnako ako v prípade fáz inštalácie a testovania by sa riadenie rizík počas procesu aktualizácie malo riadiť proaktívne. Začína sa to identifikáciou potenciálnych hrozieb, po ktorej nasleduje ich posúdenie a plánovanie zmiernenia. Tieto môžu zahŕňať riziká, ako napr:
Fáza 4: Spustenie prevádzky
Fáza uvedenia do prevádzky alebo nasadenia akéhokoľvek technologického projektu je nepochybne mimoriadne dôležitá. Je to čas, keď sa nové produkty alebo služby prechádzajú z vývoja a testovania do skutočného používania a nasadenia v reálnom živote - často po mesiacoch alebo dokonca rokoch príprav, plánovania, realizácie, monitorovania, kontroly a spätnej väzby s internými a externými zainteresovanými stranami.
Začnite myslieť dopredu, aby ste zabezpečili hladký prechod z fázy uvedenia do prevádzky na fázu údržby a podpory vrátane vytvorenia plánu prechodu alebo odovzdania a uzavretia všetkých položiek používateľského akceptačného testovania alebo upozornenia na ďalšie kroky. Vytvorte tiež zoznam núdzových kontaktov pre prípad, že sa počas obdobia spustenia systému vyskytnú naliehavé problémy alebo eskalované situácie.
V rámci tohto kroku je tiež nevyhnutné posúdiť, aký vplyv bude mať aktualizácia na používateľov - môže ísť o rôzne situácie, od vypnutia systému až po zmenu pracovného postupu v konkrétnych oddeleniach - a zabezpečiť, aby všetky dotknuté strany pochopili jej dôsledky. Tieto informácie sa potom musia spätne oznámiť.
Po začatí prechodu na nový systém správy digitálnych aktív je nevyhnutné monitorovať a podporovať priebežné problémy, ktoré sa vyskytnú. Jednou z účinných metód je plánovanie pravidelných stretnutí na ukončenie prevádzky počas obdobia prechodu na nový systém s cieľom riešiť problémy, ktoré sa vyskytnú, a zdieľať získané skúsenosti na zlepšenie počas budúcich aktualizácií. Počas týchto stretnutí sa odporúča zapojiť aj členov projektového tímu, aby sa podelili o všetky získané skúsenosti a identifikovali oblasti, ktoré je potrebné rozvíjať nabudúce.
V tejto fáze po uvedení do prevádzky si môže vyžadovať aj ďalšie zdroje podpory - v závislosti od rozsahu aktualizácie - na riešenie akýchkoľvek neočakávaných problémov, ktoré sa môžu vyskytnúť. Mohli by zahŕňať technickú podporu pre problémy s vysokou prioritou; odborníkov na danú problematiku, ktorí by pomáhali pri rozhodovaní o procesoch; a superužívateľov/šampiónov pre nových alebo neskúsených používateľov.
