Una volta completato l'aggiornamento tecnico, è sempre consigliabile effettuare un dry run. L'aggiornamento di una copia del sito in uso consente di individuare eventuali problemi e di risolverli prima della messa in funzione. Inoltre, assicuratevi che siano presenti risorse di supporto adeguate nel caso in cui si verifichi una richiesta improvvisa di tempo dopo il rilascio dell'aggiornamento.
Fase 2: test
In questa fase, un team di collaudatori esperti valuta se un sistema software soddisfa i requisiti funzionali e non funzionali, come nel caso dei test di accettazione dell'utente (UAT). I tecnici della Quality Assurance allestiscono un ambiente che riproduce gli scenari d'uso aziendali; vengono quindi eseguiti test unitari prima di testare combinazioni più complesse di unità nel sistema stesso. Infine, i rapporti di prova che descrivono i risultati dei test vengono pubblicati e condivisi con gli sviluppatori e le parti interessate.
All'inizio di questa fase, gli ingegneri QA creano i casi di test, ovvero resoconti dettagliati di come valutare caratteristiche specifiche, come le precondizioni, i dati di input e le azioni da intraprendere, i risultati attesi, nonché le precondizioni e le azioni previste per quella caratteristica. Uno dei principali risultati di questa fase è un RTM che collega i requisiti con i casi di test associati.
Fase 3: Distribuzione
Una volta risolti tutti i problemi relativi al codice e al database, è possibile implementare completamente una nuova versione. Ciò richiede uno sforzo totale da parte degli utenti per superare la loro naturale resistenza al cambiamento e adottare il nuovo software e i nuovi processi. Può anche essere prudente continuare ad affiancare temporaneamente l'ERP esistente, come rete di sicurezza per evitare di perdere processi critici durante la transizione dei dati tra gli ambienti.
Come per le fasi di installazione e collaudo, la gestione del rischio durante un processo di aggiornamento deve essere gestita in modo proattivo. Si inizia con l'identificazione delle minacce potenziali, seguita dalla loro valutazione e dalla pianificazione della mitigazione. Questi possono includere rischi quali:
Fase 4: avvio dell'attività
La fase di go-live, o deployment, di qualsiasi progetto tecnologico è senza dubbio della massima importanza. È il momento in cui il nuovo prodotti o servizi passano dallo sviluppo e dai test all'uso effettivo e alla distribuzione nella vita reale, spesso dopo mesi o addirittura anni di preparazione, pianificazione, esecuzione, monitoraggio, controllo e cicli di feedback con gli stakeholder interni ed esterni.
Iniziate a pensare in anticipo per garantire una transizione senza problemi dalla fase di go-live a quella di manutenzione e supporto, creando un piano di transizione o di passaggio di consegne e chiudendo tutti gli elementi di User Acceptance Testing o notificandoli per ulteriori azioni. Stabilite anche un elenco di contatti di emergenza nel caso in cui si verifichino situazioni urgenti o di risoluzione di problemi durante il periodo di go-live.
In questa fase è anche essenziale valutare l'impatto che l'aggiornamento avrà sugli utenti - che può andare dall'arresto del sistema all'alterazione del flusso di lavoro in reparti specifici - e assicurarsi che tutte le parti interessate ne comprendano le implicazioni. Queste informazioni devono poi essere comunicate all'esterno.
Una volta iniziata la transizione a un nuovo sistema di Digital Asset Management, è essenziale monitorare e supportare i problemi in corso quando si presentano. Un metodo efficace consiste nel programmare riunioni periodiche di verifica durante il periodo di go-live per affrontare i problemi che si presentano e condividere le lezioni apprese per migliorarle durante gli aggiornamenti futuri. È consigliabile coinvolgere i membri del team di progetto durante queste riunioni per condividere le lezioni apprese e identificare le aree da sviluppare per la prossima volta.
In questa fase post-go-live, potrebbero essere necessarie ulteriori risorse di supporto, a seconda della portata dell'aggiornamento, per risolvere eventuali problemi imprevisti. Queste potrebbero includere il supporto tecnico per i problemi ad alta priorità, esperti di materia per assistere nelle decisioni relative ai processi e superutenti/champions per gli utenti nuovi o inesperti.
