Kun tekninen päivitys on valmis, on aina suositeltavaa tehdä koekäyttö. Päivittämällä kopion elävästä sivustostasi voit tunnistaa mahdolliset ongelmat ja ratkaista ne ennen käyttöönottoa. Varmista lisäksi, että käytössäsi on riittävät tukiresurssit, jos päivityksen julkaisun jälkeen heidän aikaansa tarvitaan äkillisesti.
Vaihe 2: Testaus
Tässä vaiheessa kokenut testausryhmä arvioi, täyttääkö ohjelmistojärjestelmä toiminnalliset ja ei-toiminnalliset vaatimukset, ja tätä kutsutaan käyttäjän hyväksymistestaukseksi (UAT). Laadunvarmistusinsinöörit luovat ympäristön, joka jäljittelee liiketoiminnan käyttöskenaarioita; yksikkötestit ajetaan sitten ennen kuin monimutkaisempia yksikköyhdistelmiä testataan itse järjestelmässä. Lopuksi laaditaan testaustulokset sisältävä testiraportti, joka jaetaan kehittäjille ja sidosryhmille.
Tämän vaiheen alussa laadunvarmistusinsinöörit luovat testitapauksia - yksityiskohtaisia kuvauksia siitä, miten tiettyjä ominaisuuksia, kuten ennakkoedellytyksiä, syöttötietoja ja suoritettavia toimia, odotettuja tuloksia sekä odotettuja ennakkoedellytyksiä ja kyseistä ominaisuutta vastaan suoritettavia toimia arvioidaan. Yksi tämän vaiheen tärkeimmistä tuotoksista on RTM, joka yhdistää vaatimukset ja niihin liittyvät testitapaukset.
Vaihe 3: Käyttöönotto
Kun kaikki koodiin ja tietokantaan liittyvät ongelmat on ratkaistu, uusi versio voidaan ottaa kokonaisuudessaan käyttöön. Tämä edellyttää käyttäjiltä ponnisteluja, jotta heidän luonnollinen muutosvastarintansa voidaan voittaa ja jotta he omaksuvat uuden ohjelmiston ja prosessit. Voi myös olla järkevää jatkaa nykyisen toiminnanohjausjärjestelmän käyttämistä sen rinnalla väliaikaisesti turvaverkkona siltä varalta, että kriittisiä prosesseja jää käyttämättä, kun tietoja siirretään ympäristöstä toiseen.
Asennus- ja testausvaiheiden tapaan myös päivitysprosessin aikaista riskinhallintaa olisi hallinnoitava ennakoivasti. Tämä alkaa mahdollisten uhkien tunnistamisella, minkä jälkeen niitä arvioidaan ja niiden lieventäminen suunnitellaan. Näitä riskejä voivat olla esimerkiksi seuraavat:
Vaihe 4: Go-Live
Minkä tahansa teknologiahankkeen käyttöönoton vaihe on kiistatta äärimmäisen tärkeä. Se on aika, jolloin uusi tuotteet tai palvelut siirtyvät kehityksestä ja testauksesta varsinaiseen käyttöön ja käyttöönottoon todellisessa elämässä - usein kuukausien tai jopa vuosien valmistelun, suunnittelun, toteutuksen, seurannan, valvonnan ja palautekierrosten jälkeen sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa.
Aloita etukäteisajattelu sujuvan siirtymisen varmistamiseksi käyttöönotosta ylläpito- ja tukivaiheisiin, mukaan lukien siirtymä- tai luovutussuunnitelman luominen ja kaikkien käyttäjien hyväksymistestauksen kohteiden sulkeminen tai ilmoittaminen jatkotoimenpiteitä varten. Laadi myös hätäyhteystietoluettelo siltä varalta, että käyttöönoton aikana ilmenee kiireellisiä ongelmanratkaisu- tai eskaloituja tilanteita.
Osana tätä vaihetta on myös tärkeää arvioida, millaisia vaikutuksia päivityksellä on käyttäjiin - tämä voi vaihdella järjestelmän sammuttamisesta tiettyjen osastojen muuttuneeseen työnkulkuun - ja varmistaa, että kaikki osapuolet, joita asia koskee, ymmärtävät sen vaikutukset. Nämä tiedot on sitten välitettävä eteenpäin.
Kun siirtyminen uuteen Digital Asset Management -järjestelmään on aloitettu, on tärkeää, että jatkuvia ongelmia seurataan ja tuetaan niiden ilmetessä. Yksi tehokas tapa on järjestää säännöllisiä kokouksia käyttöönottovaiheen aikana, jotta ongelmat voidaan käsitellä ja jakaa kokemuksia tulevien päivitysten parantamista varten. On myös suositeltavaa ottaa projektiryhmän jäsenet mukaan näihin kokouksiin, jotta voidaan jakaa saadut kokemukset ja yksilöidä kehittämiskohteet seuraavaa käyttökertaa varten.
Tässä käyttöönoton jälkeisessä vaiheessa saattaa myös tarvita lisää tukiresursseja - päivityksen laajuudesta riippuen - mahdollisten odottamattomien ongelmien ratkaisemiseksi. Näitä voivat olla tekninen tuki erittäin tärkeissä kysymyksissä, asiantuntijat, jotka auttavat prosessipäätösten tekemisessä, ja superkäyttäjät/esimiehet uusille tai kokemattomille käyttäjille.
