Når din tekniske opgradering er færdig, er det altid en god idé at lave en prøvekørsel. Ved at opgradere en kopi af dit live-site kan du identificere eventuelle problemer og løse dem, før du går live. Sørg desuden for, at der er tilstrækkelige supportressourcer på plads, hvis der skulle opstå et pludseligt behov for deres tid efter udgivelsen af din opgradering.
Fase 2: Testning
I denne fase evaluerer et erfarent testteam, om et softwaresystem opfylder funktionelle og ikke-funktionelle krav, kendt som brugeraccepttest (UAT). Kvalitetssikringsingeniører opretter et miljø, der replikerer forretningsscenarier; derefter køres enhedstests, før mere komplekse kombinationer af enheder testes i selve systemet. Til sidst udfærdiges der testrapporter med detaljerede testresultater, som deles med udviklere og interessenter.
I begyndelsen af denne fase opretter QA-ingeniører testcases - detaljerede beskrivelser af, hvordan man vurderer specifikke funktioner som f.eks. forudsætninger, inputdata og handlinger, der skal udføres, forventede resultater samt forventede forudsætninger og handlinger, der udføres i forhold til den pågældende funktion. Et af de vigtigste output på dette tidspunkt er en RTM, som forbinder krav med tilhørende testcases.
Fase 3: Udrulning
Når alle kode- og databaseproblemer er løst, kan en ny version implementeres fuldt ud. Det kræver en helhjertet indsats fra brugerne for at overvinde deres naturlige modstand mod forandring og tage den nye software og de nye processer til sig. Det kan også være klogt at fortsætte med at køre dit eksisterende ERP ved siden af midlertidigt som et sikkerhedsnet mod at gå glip af kritiske processer, når du overfører data mellem miljøerne.
Ligesom med installations- og testfaserne skal risikostyring under en opgraderingsproces styres proaktivt. Det begynder med at identificere potentielle trusler, efterfulgt af en vurdering af dem og planlægning af afhjælpning. Disse kan omfatte risici som f.eks:
Fase 4: Go-Live
Go-live, eller implementeringsfasen, i ethvert teknologiprojekt er uden tvivl af største betydning. Det markerer det tidspunkt, hvor nye produkter eller tjenester går fra udvikling og test til faktisk brug og implementering i det virkelige liv - ofte efter måneder eller endda år med forberedelse, planlægning, udførelse, overvågning, kontrol og feedback-loops med interne og eksterne interessenter.
Begynd at tænke fremad for at sikre en glidende overgang fra go-live til vedligeholdelses- og supportfaser, herunder oprettelse af en overgangs- eller overdragelsesplan og lukning af alle punkter i brugeraccepttesten eller underretning om yderligere tiltag. Opret også en liste over nødkontakter, hvis der opstår akutte problemer eller eskalerede situationer i løbet af go-live-perioden.
Som en del af dette trin er det også vigtigt at vurdere, hvilken indvirkning en opgradering vil have på brugerne - det kan være alt fra nedlukning af systemet til ændrede arbejdsgange i bestemte afdelinger - og sikre, at alle berørte parter forstår konsekvenserne. Disse oplysninger skal derefter kommunikeres ud igen.
Når overgangen til et nyt Digital Asset Management-system er begyndt, er det vigtigt, at løbende problemer overvåges og støttes, når de opstår. En effektiv metode er at planlægge regelmæssige opsamlingsmøder i løbet af go-live-perioden for at løse problemer, når de opstår, og dele erfaringer med henblik på forbedringer under fremtidige opgraderinger. Det er også en god idé at inddrage projektteamets medlemmer i disse møder for at dele erfaringer og identificere udviklingsområder til næste gang.
På dette stadie efter go-live kan det også kræve yderligere supportressourcer - afhængigt af omfanget af din opgradering - for at løse eventuelle uventede problemer, der måtte opstå. Det kan være teknisk support til højt prioriterede problemer, fageksperter til at hjælpe med procesbeslutninger og superbrugere/champions til nye eller uerfarne brugere.
